Как подключить онлайн-кассу

В 2017 году в силу вступили новые правила сбора налоговой информации. Теперь каждый предприниматель должен в режиме онлайн передавать итоговые отчеты о своей деятельности. Для этого не нужно заполнять длинные декларации и стоять в очередях. Также в прошлое отошли кассы с ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Сегодня каждую торговую точку следует оснастить расчетным прибором с подключением к интернету и встроенным накопителем данных.

До 1 июля 2018 года предприниматели могут еще работать на старой ККТ (контрольно-кассовой технике). Если вы планируете занять нишу в рыночном бизнесе, то стоит устанавливать исключительно новую модель, как того требует закон.

Что такое онлайн-кассы: отличия и преимущества

Основная характеристика фискального аппарата «нового поколения» — подключение к сети. Это позволяет отправлять все отчеты о покупках — чеки — буквально за несколько секунд. Перед отправлением материалов они сохраняются и обрабатываются. Только после этого осуществляется полная передача в контролирующий орган. За сохранность данных и их группирование отвечает вмонтированный накопитель.

Онлайн-касса — что это? Прежде всего, это способ снизить количество предпринимателей, работающих в тени. Скрыть точную сумму выручки и уклониться от уплаты налогов сейчас будет намного сложнее.

Главное преимущество модернизированных ККТ — удобный контроль. Федеральная служба снизит количество проверок супермаркетов и магазинов, так как наблюдение за деятельностью происходит дистанционно. Представители коммерции больше не будут сталкиваться с проблемой регистрации и повторной перерегистрации машинной оснастки.

Договор с ЦТО (центром технического обслуживания) сегодня не подписывается, объем заполняемых документов сведен к минимуму. Дополнительный плюс — осуществление анализа продаж и отслеживание действий персонала. QR-код на чеке позволяет покупателям узнавать все о продавце и легальности его рабочей практики.

При организации бизнеса приобретайте кассовый аппарат не в последний момент. Так вы избежите сложностей с соединением, настройкой и эксплуатацией устройства.

Алгоритм перехода на новую контрольную аппаратуру

Интеграция новоявленной специальной техники происходит поэтапно. Во время модернизации придерживайтесь следующего порядка:

1. Заключите договор. Обмен электронными данными между продавцом и ФНС осуществляют операторы. Именно они передают, обрабатывают, сохраняют и накапливают все сведения и расчеты. Также приспособления гарантируют полную безопасность и конфиденциальность.

   Выбирая ОФД (оператора фискальных данных), ориентируйтесь на все возможности обслуживания. Кроме обязательного функционала, в приоритете, чтобы техника выполняла второстепенные действия: сравнивала выписки, выводила динамику, анализировала прирост, строила графики. Отдавайте предпочтение операторам с опытом работы. Это показатель готовой технической базы, что гарантирует 100% бесперебойность функционирования. Вспомогательный параметр, на который стоит ориентироваться при выборе, — круглосуточная техническая поддержка.

   

   Подсоединение к оператору осуществляется после заполнения заявки на официальном сайте налоговой. Контракт полностью конфиденциальный, так как в нем прописываются все параметры фискального оборудования. Процедура быстрая, выполняется процесс автоматически.

2. Обновите старое оборудование. Требование 54-ФЗ гласит о том, что специальные устройства необходимо переводить на новый режим работы. Проверьте инвентарь в реестре на официальном сайте ФНС. Там вы ознакомитесь с подробным описанием. Комплекс может и не подлежать обновлению. В таком случае спецтехника меняется на другую установку.

   После закупки модернизированного аппарата требуется снять с учета устаревшую кассу. Зайдите в личный кабинет и составьте заявку на снятие. Единственное исключение — отдаленные участки, где возникают проблемы со связью. В таких регионах регламент остается прежним. Другими словами, районы, расположенные слишком далеко и не имеющие интернет-связи, имеют право работать, не передавая данные оператору фискальных данных. Обратите внимание: перечень таких регионов строго определен, ознакомиться с ним можно на официальном сайте местной администрации. Если вы хотите проверить, не относится ли ваш населенный пункт к таким районам, просто просмотрите список на соответствующем сайте.

   Если вы решили усовершенствовать приспособление, то установите на него специальный набор или замените ЭКЛЗ (электронную контрольную ленту защищенную) на накопитель. Он меняется по срокам. Малое предпринимательство осуществляет замену каждые 36 месяцев. Модернизирующий комплект подразумевает изменение аппаратной части и прошивки ПО.

Как подключить онлайн-кассу?

• Подсоедините ее к компьютеру. Зачастую для этого используется USB. В некоторых моделях предусмотрено беспроводное соединение. Скачайте полноценную инструкцию и драйвер для сервиса инвентаря. К каждой установке идет своя схема, так как механизм функционирования разных моделей отличается.
• В реестре контролирующего органа выберите сервис-оператора или продолжите взаимодействия со старым. В индивидуальной вкладке заполните поля, подпишите контракт. Для заверения понадобится электронная подпись. Поэтому заранее позаботьтесь о ее получении.
• Подайте заявление и введите следующие данные: контакты, описание деятельности фирмы, характеристика ФН (фискального накопителя), сведения об ОФД. Не забудьте отметить пункт о том, как вы планируете использовать расчетное оснащение (стационарно, автономно или для передвижной торговли). После этого вы получаете регистрационный номер.
• Проведите фискализацию при помощи специального приложения. Также это можно сделать, используя ПО или программу 1С: Предприятие. Номера кассовых установок вносятся в адрес и порт сервера.

Будьте внимательны при вводе ИНН. Вы не сможете его исправить. Коррективы не вносятся, поэтому придется покупать заново ФН. После настройки будет напечатан первый чек — подтверждение.

• Если вы ввели все правильно, то в индивидуальный кабинет придет регистрационная карта. Это доказательство того, что техника принята на учет.
• На соответствующем сайте требуется заполнить все поля (они прописываются в карточке). После вы получите счет за услуги. На его оплату дается несколько дней. Не переживайте, модуль в это время будет нормально функционировать.
• Настройте программное обеспечение под свою аппаратуру. Для завершения монтажа и подключения обновите готовые товароучетные системы.

Процедура не вызывает сложностей, если вы работаете со следующими видами ККТ: полноценные комплекты со встроенным товароучетным комплексом (перед использованием достаточно ввести список товаров); автономные варианты с памятью на 10000 позиций, товары заносятся через приложение; принтеры-регистраторы, которые подключаются к стационарному компьютеру.

После этих шагов протестируйте прибор. Напечатайте первый чек, проверьте наличие всей номенклатуры. Обязательно зайдите на операторский портал и проверьте, прошла ли информация о реализации.

Стоимость оснащения нового образца

Итоговая сумма зависит не только от комплектации, но и курса валют. Средняя стоимость современных девайсов от 20 до 30 тысяч рублей. То, сколько вы заплатите в общей сложности, зависит от следующих расходов:

• Операторской ценовой политики. За одну расчетную единицу придется ежегодно платить около 3000 руб.
• Услуг провайдера. Не забывайте, что подсоединение должно быть качественным и бесперебойным. Используется также мобильный интернет и WI-FI.
• Замены ФН. Обновление будет осуществляться раз в 13 или 36 месяцев. Его цена колеблется в пределах 6000 руб. Не забывайте о налоговых вычетах при особых условиях приобретения (сумма достигает 18000).

Сэкономить возможно, если вы взаимодействуете через сеть. Специальные программы обслуживания сокращают затраты на отслеживание выручки и контроль остатков. Онлайн-управление без бэк-офиса организовывает и настраивает работу.

Функционирование оптимизированной системы

Главное правило — наличие стабильного интернет-покрытия. Подходит не только стационарное соединение, но и WI-FI. Дополнительная возможность — отправление электронного подтверждения приобретения покупателю. Давайте рассмотрим распространенные ситуации, с которыми можно столкнуться в период внедрения технологии:

• Почему нельзя обойтись без фискальных посредников и просто напрямую передавать чековые заверения?

  ФНС не справляется с объемом уведомлений. Обработка, группировка, корректирование и сохранность конфиденциальности потребовали организации промежуточного звена.



• Как узнать, что все автоматизировано, а чековые листы передаются?

  В личном кабинете на операторском сайте отображаются и суммируются все операции. Напечатайте на кассе выписки и сопоставьте его с показателем. Цифры должны быть одинаковыми, соответствовать заявленным.

• Что будет, если передача не выполняется в определенное время?

  Показания о продажах отправляются в течение 30 дней. В случае сбоев осуществления сбыта станет невозможным. Чтобы не столкнуться с такой проблемой, рекомендуется обзавестись вспомогательным интернет-каналом. Особенно это актуально при нестабильном сигнале.

• Что делать при возврате покупки?

  Процедура осталась прежней, важно зафиксировать возвращение продукции документально.

• Должны ли перейти на такую систему торговые автоматы?

  Да, с 1 июля автоматы работают по представленной схеме.

• Как организовать техническое обслуживание без сетевого соединения, возможно ли это?

  ИП, торговые компании и точки, которые функционируют в отдаленных регионах и труднодоступных населенных пунктах, имеют право не переходить на онлайн-аппаратуру. Одно из требований для таких местностей — население не более 10 000 человек. Точные названия пунктов уже утверждены. Прежде чем приписать себя к таким районам, ознакомьтесь с региональными нормативами для малонаселенной местности.

• Какой теперь принцип применения БСО (бланка строгой отчетности)?

  Бланки строгой отчетности формируются при расчете с покупателем. Для их распечатывания нужно внедрить специальную автоматизированную технику, которая ориентирована на БСО.

• Можно ли обойтись без регистратора?

  Нет, это базовое требования законодательства. Предпринимательство основано на розничной торговле? В таком случае нужно работать с контрольно-кассовыми приборами. На них обязательно надо установить модули передачи.

В целом в установке и использовании онлайн-кассы нет ничего сложного. Сначала может показаться, что процедура слишком дорогая, однако в ней есть неоспоримые преимущества.

Предприниматели больше не будут бояться налоговых проверок, ведь все данные моментально передаются в соответствующие органы.