Онлайн-касса: поэтапный гайд подключения

Определяем, какая касса подходит

• Фискальный регистратор. Он подключается к компьютеру, а затем фиксирует все платежные операции и печатает чеки. 

• Переносная онлайн-касса. Когда курьер приносит вам пиццу, вы оплачиваете заказ через терминал, подключенный как раз к такой кассе. Переносная онлайн-касса удобна, если бизнес связан с доставкой или розничной торговлей в физических торговых точках. 

• Облачная касса. Это та же касса, фиксирующая все платежные операции. Разница лишь в том, что она не стоит у вас дома или в офисе, все данные хранятся в облачном хранилище. Соответственно, такая касса не приобретается в собственность, а арендуется как ежемесячная услуга.

Любая онлайн-касса должна получить одобрение ФНС. Посмотреть статус кассы можно на сайте по контрольно-кассовой технике ФНС России. 

Выбираем фискальный накопитель 

Фискальный накопитель — это передатчик данных от онлайн-кассы до ОФД. Без него информация о платежах не дойдет до налоговой. Встречаются кассы с уже встроенным фискальным накопителем, поэтому перед приобретением стоит внимательно изучить характеристики онлайн-кассы. Если фискальный накопитель не встроен, то его покупаем отдельно. Продаются фискальные накопители со сроком эксплуатации 13, 15 и 36 месяцев, по истечении которого необходимо приобрести новый накопитель. 

Он выбирается в зависимости от системы налогообложения и особенностей деятельности. Для общей системы налогообложения принято покупать фискальные накопители на 13 и 15 месяцев. На упрощенке чаще приобретают накопитель на 36 месяцев. Фискальный накопитель также должен быть зарегистрирован в реестре налоговой ― проверяем там же, где и онлайн-кассу. 

Выбираем оператора фискальных данных (ОФД)

ОФД принимает данные о платежах от фискального накопителя и передает их в налоговую. Заключаем договор с любым из одобренных ОФД и переходим к следующему шагу. 

Выводим онлайн-кассу в интернет

Без интернета все данные онлайн-кассы останутся в её локальной памяти и не дойдут до ОФД. Для передачи данных подключаем кассу к Wi-Fi или вставляем сим-карту, если это предусмотрено производителем. Онлайн-кассе не нужен бесперебойный доступ к сети: платежная информация хранится без интернета до 30 дней. Достаточно подключать онлайн-кассу к сети хотя бы раз в месяц и передавать данные в налоговую. Если за 30 дней информация так никуда и не ушла, то ждите штраф. Эта ситуация приравнивается к работе без кассы. 

Регистрируем онлайн-кассу в ФНС

Регистрируют онлайн-кассу двумя способами: онлайн с помощью электронной подписи или в отделении налоговой, подав бумажное заявление.

Онлайн 

Для подачи заявления онлайн потребуется электронная подпись (ЭП). Получить ее можно в подразделениях налоговых органов вашего региона. Для использования ЭП понадобится токен ― устройство, которое хранит ключ цифровой подписи. Он необходим для формирования электронной подписи и обеспечения конфиденциальности и защиты вашей ЭП от несанкционированных изменений. Токен приобретается в одном из аккредитованных центров.

Далее с помощью ЭП подаем заявление в разделе «Учет ККТ» личного кабинета ФНС. Указываем номер накопителя, номер онлайн-кассы, адрес физического места установки кассы и не забываем указать её модель. Налоговая проверяет данные, и если не возникает вопросов, то вы получаете регистрационный номер. У вас есть 24 часа, чтобы ввести этот номер в кассу. При успешном введении касса выдаст чек, который нужно предъявить в налоговую. Если не успеете это сделать за сутки, то процедуру придется повторить. 

В отделении налоговой 

Заполняем заявление и относим его в налоговую. Ответ придет в течение 5 дней. Сотрудник налоговой службы свяжется с вами и выдаст тот же регистрационный номер. Вводим его в кассу, распечатываем чек и возвращаемся с ним в налоговую. Удобнее взять кассу в налоговую сразу и распечатать чек на месте, чтобы не возвращаться туда второй раз. 

Получаем карточку регистрации онлайн-кассы

Последний шаг в процессе подключения — отчитаться о регистрации. Заходим в личный кабинет ФНС и находим раздел «Отчет о регистрации ККТ». Указываем в форме необходимую информацию о чеке. Если всё введено правильно, то получаем карточку регистрации и покупаем бутылку шампанского, чтобы отметить успешное подключение онлайн-кассы. 

Подключаем онлайн-кассу к интернет-магазину

Онлайн-касса подключается к интернет-магазину на 1С-UMI через платежную систему ЮKassa. 

Сначала нужно зарегистрироваться в ЮKassa. Далее приобретаем онлайн-кассу или берем ее в аренду, заключаем договор с ОФД, регистрируем онлайн-кассу в налоговой ― то есть проходим все этапы, описанные выше. 

Обзаведясь онлайн-кассой, заходим в настройки ЮKassa, указываем модель онлайн-кассы и пароль для связи с ней.

Затем подключаем ЮKassa к сайту. Если у вас не хватает времени или пользовательских навыков для этой процедуры, то мы поможем вам в рамках услуги «Подключение сервиса онлайн-платежей».

Купить дополнительное оборудование

Далеко не всегда для комфортной работы хватает одной онлайн-кассы. Если у вас большой ассортимент, то для быстрого поиска товаров лучше купить сканер штрих-кодов. 

Если в продаже есть алкоголь, то обязательно нужно купить 2Д-сканер для считывания акцизных марок. 

Покупатели чаще всего платят курьеру банковской картой. Для того, чтобы принимать оплату картой, понадобится терминал или переносная онлайн-касса с встроенным эквайрингом.