Лекарства от рутины. Советы владельцу интернет-магазина

Каждый предприниматель мечтает, чтобы его бизнес работал и приносил стабильный доход без тотального контроля и ежедневной суеты. Но даже начинающий бизнесмен понимает, что чудес не бывает. Золотая середина — настроить бизнес-процессы так, чтобы избавиться от рутинных действий. Тогда появится время на стратегическое планирование, разработку и постановку управленческих задач, разрешение нестандартных ситуаций и, может быть, даже спокойный отдых с семьей.

У малого бизнеса свои правила: владельцу приходится многое делать самостоятельно. Значит нужно стремиться к тому, чтобы это отнимало как можно меньше времени. Клиенты UMI.ru уже знают, как сэкономить недели и даже месяцы на разработку и запуск сайта. Что дальше?

Чем подробней вы опишете ваше предложение, тем меньше вам придется рассказывать о нем клиентам и менеджерам по телефону и электронной почте. Задача творческая. Описание на сайте или во внутреннем документе должно быть не только исчерпывающим, но и предельно понятным.

Записывайте вопросы клиентов и обновляйте описания товаров и услуг, чтобы в следующий раз клиент мог прочитать ответ на сайте. Сталкиваясь с новой ситуацией (например, отправка товара из России в СНГ), описывайте процедуру во внутреннем регламенте и на сайте. В следующий раз менеджер сможет без вашего участия выполнить последовательность описанных действий.

Смело делегируйте всю непрофильную работу. Для небольшого интернет-магазина курьерская служба лучше справится с доставками, чем два студента на пол ставки.

Подробные инструкции по работе со складской программой и пошаговый регламент оформления заказов избавит от необходимости постоянно отвечать на вопросы менеджеров.

Принимать входящие звонки клиентов и оформлять заказы может удаленный колл-центр call-центр. Это подходит для простых товаров, например, постельного белья или посуды. Вам как раз пригодится список часто задаваемых вопросов, на который будут ориентироваться сотрудники call-центра.

Написанием текстов и наполнением сайта с удовольствием займутся фрилансеры. Только не забывайте, что ваш сайт — главный инструмент продаж. Работу контент-менеджера необходимо регулярно контролировать.

А вот с делегированием бухгалтерии лучше не торопиться. Все, что касается денег, должно находиться под вашим постоянным контролем. Если не получается вести учет самостоятельно, обращайтесь в специализированную компанию, а не к частникам. Это может оказаться чуть дороже, но зато надежней.

Контролировать работу сотрудников, особенно удаленных, лучше не по телефону, скайпу или электронной почты, а с помощью таск-менеджера. Таск-менеджер — интернет-сервис, позволяющий ставить и обсуждать задачи, следить за ходом их выполнения и контролировать сроки.

Периодические и шаблонные задачи еще больше упростят жизнь. Так, например, ваш продавец будет автоматически каждую пятницу получать задание «подготовить отчет за неделю».

Контролируйте по расписанию

Изучите возможности программ и интернет-сервисов, которые вы используете в работе. Так, например, система продвижения сайтов PromoPult умеет присылать регулярные отчеты о позициях вашего сайта по электронной почте. А также внеплановые отчеты после «шторма», существенного изменения в результатах поиска, связанного с совершенствованием алгоритма Яндекса.

Выделите несколько часов еженедельно для изучения всех отчетов. Это удобно делать в пятницу, чтобы в понедельник уже иметь список задач по результатам анализа поступившей информации.

Стоит только начать активную борьбу с рутинными делами, как вы войдете во вкус. Это здорово, когда дело, требовавшее нескольких часов ежедневной работы, выполняется «само». Уверены, вы знаете, куда потратить драгоценные освободившиеся часы.